Teknologi telah menjadi bagian penting dalam dunia pendidikan, terutama dalam hal mengakses informasi dan mengelola data. Salah satu teknologi yang semakin populer digunakan oleh sekolah dan institusi pendidikan adalah Software as a Service (SaaS). Model penyediaan perangkat lunak ini telah memberikan banyak manfaat bagi dunia pendidikan, namun belakangan ini terjadi perubahan besar dari penyedia SaaS global yang harus membuat institusi pendidikan untuk mengevaluasi kembali strategi teknologi mereka.
Google dan Microsoft, dua raksasa teknologi yang sangat berpengaruh, baru-baru ini mengumumkan perubahan signifikan pada layanan SaaS pendidikan mereka. Google mengakhiri penyimpanan gratis tanpa batas pada tahun 2022, sedangkan Microsoft melakukan perubahan pada paket Microsoft 365 Education mulai Januari 2025. Perubahan tersebut termasuk penghentian Office 365 A1 Plus, pembatasan penyimpanan hanya 100TB per tenant, serta penyesuaian lisensi yang membatasi penggunaan aplikasi seperti Word, Excel, dan PowerPoint hanya dalam versi web.
Dampak dari perubahan tersebut sangat dirasakan oleh banyak institusi pendidikan. Mereka harus mempertimbangkan untuk beralih ke paket berbayar yang lebih mahal atau mengalokasikan kembali sumber daya untuk mempertahankan fungsionalitasnya. Selain itu, ada juga isu seputar risiko privasi dan kepatuhan terkait data-data sensitif mulai dari catatan akademik siswa, informasi keuangan, hingga riset penting.
Keamanan juga menjadi perhatian utama, mengingat hampir 80% institusi pendidikan menjadi target serangan siber setiap tahunnya. Regulasi seperti FERPA dan GDPR juga mewajibkan pengelolaan data yang aman, privat, dan dapat diaudit—persyaratan yang tidak selalu dapat dipenuhi oleh layanan SaaS.
Sebagai solusi alternatif, banyak sekolah kini mulai mempertimbangkan pendekatan on-premise untuk sistem produktivitas mereka. Dibandingkan dengan SaaS yang rawan kenaikan harga langganan dan perubahan fitur tanpa pemberitahuan, solusi on-premise menawarkan stabilitas jangka panjang, biaya yang lebih terprediksi, serta skalabilitas penyimpanan yang fleksibel.
Dengan mempertimbangkan berbagai faktor tersebut, institusi pendidikan perlu melakukan evaluasi mendalam terhadap strategi teknologi yang mereka gunakan. Selain itu, mereka juga perlu mempertimbangkan berbagai solusi alternatif, termasuk mengadopsi pendekatan on-premise untuk mengurangi risiko dan meningkatkan keamanan data mereka.
Dalam era digital yang terus berkembang, institusi pendidikan harus siap untuk beradaptasi dengan perubahan teknologi yang terjadi. Dengan memilih solusi teknologi yang tepat, mereka dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung kegiatan pembelajaran dengan lebih baik. Semoga artikel ini dapat memberikan wawasan yang berguna bagi institusi pendidikan dalam menghadapi tantangan teknologi di masa depan.
